Iratmegőrzési kötelezettség 2026: meddig kell megőrizni a számlákat és a könyvelést?
Röviden: a számviteli bizonylatokat — számlákat, bankkivonatokat, szerződéseket, amelyekre könyveltek — legalább 8 évig, a beszámolót, a leltárt, a főkönyvi kivonatot és a naplófőkönyvet legalább 10 évig kell megőrizni. Ez a számviteli törvény 169. §-ából jön, és a kettős könyvvitelt vezető cégekre vonatkozik. Az adótörvények ennél rövidebb, 5 éves elévüléshez kötik a megőrzést, így egy kft.-nél mindig a hosszabb, számviteli határidő a mérvadó. Az egyéni vállalkozó, aki nem a számviteli törvény szerint könyvel, az adó elévüléséig őriz.
Ősszel, amikor a polcok és a szerverek megtelnek, ez a kérdés rendszerint úgy merül fel: „mit dobhatok ki idén?” Az alábbi táblázatok erre adnak választ.
Melyik szabály vonatkozik Önre?
Három jogszabály határozza meg a megőrzési időt, és egymás mellett érvényesek — mindig a leghosszabb dönt.
| Jogszabály | Mire vonatkozik | Megőrzési idő |
|---|---|---|
| Számviteli törvény 169. § | beszámoló, üzleti jelentés, leltár, értékelés, főkönyvi kivonat, naplófőkönyv | legalább 10 év |
| Számviteli törvény 169. § | a könyvelést közvetlenül és közvetetten alátámasztó bizonylat (főkönyvi számlák, analitikák is) | legalább 8 év |
| Art. 78. § (3) | minden irat, amely az adó megállapításához kell | az adó megállapításához való jog elévüléséig (főszabály: 5 év, lásd lent) |
| Áfatörvény 179. § | a kibocsátott és befogadott számlák, egyéb áfa-okiratok | legalább az elévülésig |
Az Art. szerinti elévülés a 202. § alapján annak a naptári évnek az utolsó napjától számított 5 év, amelyben a bevallást be kellett nyújtani. Ez azt jelenti, hogy nem a bizonylat keltétől, hanem a bevallási év végétől kell számolni — tehát a gyakorlatban mindig több mint 5 évről van szó.
Mit dobhat ki 2026 végén? Két dátumos példa
Kft. (kettős könyvvitel, naptári üzleti év):
- Bizonylatok (8 év): a 2017-es üzleti év bizonylatainak 8 éve legkésőbb 2026 közepén letelik, akár az üzleti év végétől, akár a beszámoló elkészítésétől számolják. A 2017-es és korábbi számlák, bankkivonatok 2026 őszén selejtezhetők, ha nincs folyamatban ellenőrzés vagy vita, amely érinti őket.
- Beszámoló, leltár, főkönyvi kivonat, napló (10 év): itt a 2015-ös és korábbi évek anyagai selejtezhetők óvatos számítással; a 2016-os évet érdemes 2027-ig megtartani.
- A 2020-as adóév: a 2020-ról szóló társaságiadó-bevallást 2021-ben kellett benyújtani, így az adómegállapítási jog 2026. december 31-én évül el. Adózási szempontból ettől kezdve lezárt év — de a számviteli 8 éves szabály miatt a 2020-as bizonylatokat a kft. még 2028-ig őrzi.
Egyéni vállalkozó (nem a számviteli törvény szerint könyvel):
- A 2020-as SZJA-bevallást 2021. május 20-ig kellett beadni, ezért a 2020-as adóév 2026. december 31-én évül el. 2027. január 1-jétől a 2020-as bizonylatok selejtezhetők, feltéve, hogy nincs folyamatban ellenőrzés, és az elévülés nem hosszabbodott meg.
- Figyelem: ha a vállalkozó áfás, az áfatörvény 179. §-a ugyanezt az elévülési határt írja elő a számlákra — tehát itt sincs rövidebb út.
Mikor kell tovább őrizni?
A fenti határidők főszabályok. Az alábbi helyzetekben hosszabb megőrzés kell, vagy legalábbis indokolt:
- Folyamatban lévő adóellenőrzés, önellenőrzés vagy vita. Az ellenőrzéssel érintett évek iratait az eljárás végéig meg kell tartani, és az elévülési idő egyes esetekben meghosszabbodhat. Az önellenőrzés is az elévülési időn belül adható be, tehát addig szüksége lesz az alapiratokra.
- Halasztott adó. Az Art. 78. § (3) szerint halasztott adó esetén a halasztott adó esedékességének évétől számított öt évig kell őrizni.
- Tárgyi eszközök. Egy 15 évig használt ingatlan vagy gép bekerülési számlájára és értékcsökkenési nyilvántartására az eszköz teljes élettartama alatt szükség van — a 8 év a kivezetés, nem a vásárlás évétől „kezd számítani” a gyakorlatban.
- Munkaügyi és bériratok. Az Art. 78. § (4) szerint a munkáltató az adóelőleg alapjául szolgáló bizonylatokat az elévülésig őrzi, de a munkavállalók későbbi nyugdíjügyei miatt a bérjegyzékeket és jelenléti íveket sokan ennél jóval tovább megtartják.
- Szerződések. Egy ötéves bérleti vagy hitelszerződés a lejártáig „élő” irat, a megőrzési idő a hozzá kapcsolódó utolsó könyvelés után kezdődik.
Papír vagy digitális? Az e-számla csak elektronikusan őrizhető
Az áfatörvény 179. § (2) bekezdése kimondja: elektronikus számla kizárólag elektronikus formában őrizhető meg. Kinyomtatni és a PDF-et törölni tehát nem megoldás — a számla eredetiségét és sértetlenségét igazoló adatokat (például az XML-t vagy az elektronikus aláírást) is meg kell tartani.
A fordított irány engedékenyebb: a papíron kiállított számla elektronikus formában is megőrizhető. A számviteli bizonylatként való megőrzéshez azonban a digitális másolatnak meg kell felelnie a hiteles elektronikus másolatra vonatkozó szabályoknak; egy sima telefonos fotó ehhez nem elég. Ha papírmentesíteni akar, a folyamatot a számviteli politikában rögzíteni kell — ezt érdemes könyvelőjével közösen kialakítani.
A NAV Online Számla rendszerben lévő adatok nem helyettesítik a saját megőrzést: a rendszer adatszolgáltatás, nem archívum. Erről bővebben a NAV Online Számla cikkben írtunk.
Hol kell őrizni az iratokat?
Az Art. 78. § (1) szerint az adózó az iratokat az adóhatósághoz bejelentett helyen köteles őrizni — ez a székhely, telephely vagy a bejelentett iratőrzési hely. A könyvelés idejére átadhatók a könyvelőnek, de a NAV felhívására három munkanapon belül be kell mutatni őket.
Ha a cég székhelyszolgáltatónál van bejegyezve, tisztázza, hol vannak ténylegesen az iratok: a székhelyszolgáltatási szerződés rendezi, vállal-e a szolgáltató iratőrzést, a NAV-nál nyilvántartott őrzési helynek pedig a valóságnak kell megfelelnie. A lehetőségeket a székhelyszolgáltatás oldalunkon mutatjuk be.
Mi lesz az iratokkal, ha megszűnik a cég?
A megőrzési kötelezettség a cég megszűnésével sem szűnik meg. Az Art. 78. § (5) szerint jogi személynél a jogutód vagy a jogszabályban, határozatban kijelölt személy őriz tovább. Végelszámolásnál a zárómérleggel együtt meg kell nevezni, ki és hol őrzi a cég iratait — ezt a végelszámolás 2026 cikkünkben lépésenként bemutattuk. Egyéni vállalkozó a saját iratait maga köteles megőrizni, a vállalkozás megszüntetése után is.
Gyakori kérdések
A bankkivonatot is 8 évig kell megőrizni? Igen, ha kft.-ről van szó: a bankkivonat a könyvelést közvetlenül alátámasztó bizonylat, tehát a 8 éves szabály alá esik.
Mi a bírság, ha nem tudok bemutatni egy számlát? A hiányzó bizonylat miatt az adóhatóság becsléssel állapíthatja meg az adóalapot, és a nem teljesített nyilvántartási kötelezettség miatt mulasztási bírság is kiszabható. A valódi kockázat tehát nem a bírság, hanem az elvesztett költség vagy levonható áfa.
Elég, ha a könyvelőnél megvannak az iratok? A felelősség az Öné, nem a könyvelőé. Ha könyvelőt vált, kérjen átadás-átvételi jegyzőkönyvet, és ellenőrizze, hogy a régi évek elektronikus állományai is átkerültek.
A KATA-s vállalkozónak is kell őriznie? Igen: a bevételi nyilvántartást és a kiállított számlák másolatát az elévülésig meg kell őrizni, még ha a nyilvántartás egyszerűbb is.
Frissítve: 2026-09-24 · Adóév 2026. A cikk a számviteli törvény 169. §-án, az Art. 78. és 202. §-án, valamint az áfatörvény 179. §-án alapul. A 8 és 10 éves határidő kezdőnapját a törvény nem rögzíti napra pontosan — selejtezés előtt óvatos, a későbbi kezdőnappal számoló értelmezést javaslunk.
Nem tudja, mi van a régi dobozokban? A könyvelési szolgáltatásunk része a digitális archiválás és az éves selejtezési lista összeállítása — kérjen ajánlatot.